Eén antwoord van de overheid

Identiteitsbewijs controleren en bewaren

Deze informatie is geplaatst door: Antwoord voor bedrijven

Neemt u personeel in dienst? Huurt u personeel in via een intermediair? Of laat u personeel via aan- of onderaanneming voor u werken? Dan moet u hun identiteit controlerenExternal link aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Dit geldt ook voor buitenlandse arbeidskrachtenExternal link en stagiairsExternal link. In een aantal sectoren doet u dit ook bij klanten, zoals in de zorgExternal link en bij het nachtregisterExternal link in de horeca. U kunt eenvoudig aan uw verplichting voldoen met het stappenplan VerificatieplichtExternal link van Inspectie SZW.

Wat is een geldig identiteitsbewijs?

Uw werknemers moeten altijd een geldig identiteitsbewijsExternal link kunnen tonen als zij aan het werk zijn. Geldige identiteitsbewijzen kunnen zijn: een Nederlands paspoort of identiteitskaartExternal link (ID-kaart), een vreemdelingendocument, rijbewijsExternal link of bromfietsrijbewijs (categorie AM). Een kopie hiervan is geen geldig identiteitsbewijs. Vraagt Inspectie SZW u om de identiteit van een medewerker vast te stellen? Dan moet u binnen 48 uur een kopie van het identiteitsbewijs verstrekken.

Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument om bij het begin van de arbeidsrelatie de identiteit vast te stellen. Op het rijbewijs staat namelijk niets over de nationaliteit en verblijfsstatus.

Echt of vals?

Een identiteitsbewijs heeft een aantal echtheidskenmerkenExternal link zoals het schaduwwatermerk, een voelbaar reliëf en het documentnummer.

Wat neemt u op in uw administratie?

U moet een kopie van het identiteitsbewijs van uw medewerker in uw administratie opnemen. U moet deze kopie 5 kalenderjaren na het einde van de arbeidsrelatie, dienstbetrekking of werkzaamheden bewaren. Is de geldigheidsduur van het identiteitsbewijs verlopen? Dan hoeft u geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs in uw administratie op te nemen. De regels voor het kopiëren van identiteitsbewijzen vindt u in de Richtsnoeren gebruik van 'kopietje paspoort' in de private sectorExternal link van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat neemt u op in uw administratie als aannemer of inlener?

Met een aantal gegevens in uw administratieExternal link kunt u de identiteit van uw ingeleende werknemer aantonen. Komt de ingeleende werknemer uit de EER, Zwitserland of Kroatië? Dan hoeft u geen kopie van zijn identiteitsbewijs op te nemen in uw administratie. In alle andere gevallen moet u wel een kopie van het identiteitsbewijs opnemen in uw administratie.

Aansprakelijkheid loonheffingen bij inhuur

Zijn de loonheffingen vastgesteld met het anoniementarief? De Belastingdienst matigt uw aansprakelijkheidExternal link als uit uw administratie de identiteit en het individuele loon van de ingeleende werknemer blijkt. U moet kunnen aantonen dat de werknemer beschikt over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning.

Mag u het identiteitsbewijs van een ander gebruiken?

Het is verboden om een reisdocument, bijvoorbeeld een paspoort, van een ander te gebruiken. Ook het gebruik van een rijbewijs, vreemdelingendocument of bedrijfstoegangspas van een ander is verboden.

Deze informatie is geplaatst door:

Antwoord voor bedrijven