Eén antwoord van de overheid

Identiteitsbewijs controleren en bewaren

Deze informatie is geplaatst door

Antwoord voor bedrijven

Neemt u personeel in dienst? Huurt u personeel in via een intermediair? Of laat u personeel via een aan- of onderaanneming voor u werken? Dan moet u hun identiteit controlerenExternal link aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Dit geldt ook voor buitenlandse arbeidskrachten en stagiairs.

In een aantal sectoren doet u dit ook bij klanten, zoals in de zorg en bij het nachtregister in de horeca. U kunt eenvoudig aan uw verplichting voldoen met het stappenplan VerificatieplichtExternal link van Inspectie SZW.

Een geldig identiteitsbewijs tonen

Uw werknemers moeten altijd een geldig identiteitsbewijsExternal link kunnen tonen als zij aan het werk zijn. Geldige identiteitsbewijzen zijn: een Nederlands paspoort of identiteitskaartExternal link (ID-kaart), een vreemdelingendocument, rijbewijs of bromfietsrijbewijs (categorie AM). Een kopie hiervan is geen geldig identiteitsbewijs. Vraagt Inspectie SZW u om de identiteit van een medewerker vast te stellen? Dan moet u binnen 48 uur een kopie van het identiteitsbewijs verstrekken.

Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument om bij het begin van de arbeidsrelatie de identiteit vast te stellen. Op het rijbewijs staat namelijk niets over de nationaliteit en verblijfsstatus.

Echtheidskenmerken van een identiteitsbewijs

Een identiteitsbewijs heeft een aantal echtheidskenmerkenExternal link zoals het schaduwwatermerk, een voelbaar reliëf en het documentnummer.

Kopie van identiteitsbewijs opnemen in uw administratie

U moet een kopie van het identiteitsbewijsExternal link van uw medewerker in uw administratie opnemen. U moet deze kopie tot 5 kalenderjaren na het einde van de arbeidsrelatie, dienstbetrekking of werkzaamheden bewaren. Is de geldigheidsduur van het identiteitsbewijs verlopen? Dan hoeft u geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs in uw administratie op te nemen.

Wat neemt u op in uw administratie als aannemer of inlener?

Met een aantal gegevens in uw administratie kunt u de identiteit van uw ingeleende werknemer aantonen. Komt de ingeleende werknemer uit de EER of Zwitserland? Dan hoeft u geen kopie van zijn identiteitsbewijs op te nemen in uw administratie. In alle andere gevallen moet u wel een kopie van het identiteitsbewijs opnemen in uw administratie.

Aansprakelijkheid loonheffingen bij inhuur

Zijn de loonheffingen vastgesteld met het anoniementarief? De Belastingdienst matigt uw aansprakelijkheid als uit uw administratie de identiteit en het individuele loon van de ingeleende werknemer blijkt. U moet kunnen aantonen dat de werknemer beschikt over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning.

Identiteitsbewijs van een ander

Het is verboden om een reisdocument, bijvoorbeeld een paspoort, van een ander te gebruiken. Ook het gebruik van een rijbewijs, vreemdelingendocument of bedrijfstoegangspas van een ander is verboden.

Deze informatie is geplaatst door

Antwoord voor bedrijven