Een groot evenement trekt veel mensen en kan overlast geven. Voor het organiseren heeft u in ieder geval een evenementenvergunning nodig. U vraagt de vergunning(en) aan bij de gemeente.
In de volgende situaties heeft u een vergunning nodig:
- U organiseert een evenement met publiek.
- U organiseert een evenement in:
- Een tent,
- In de open lucht, of
- In een bestaand gebouw dat normaal niet voor evenementen bedoeld is (er wordt gekeken naar brandveiligheid).
- U schenkt tijdens het evenement alcoholische dranken buiten een horecabedrijf.
- U draait muziek (geen normaal of huiselijk gebruik).
- Er zijn verkeersmaatregelen nodig voor het evenement.
Publiek
Bij publiek:
- Maak de deelnemers/bezoekers en vrijwilligers/personeel van het evenement van de risico’s en wij hen op de eigen verantwoordelijkheid.
- Beschrijf hoe u bezoekers/personeel informeert over de corona richtlijnen (flyers, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen).
- Beschrijf hoe de huisregels van het evenement duidelijk zichtbaar zijn voor deelnemers/bezoekers en vrijwilligers/personeel (bijv. bij ziekteverschijnselen, blijf thuis).
- Tref maatregelen ter bevordering van het naleefgedrag van de huisregels passend bij de deelnemers/bezoekers (bijvoorbeeld door inzet van gastheren/-vrouwen, sfeerbeheerders of extra beveiligers).
- Werk, niet alleen bij verplichting, met reservering/kaartverkoop op naam indien dit mogelijk is. Dit t.b.v. een eventueel bron- en contactonderzoek wanneer blijkt dat er een besmetting heeft plaats gevonden.
- Beschrijf wat de organisatie doet wanneer de coronamaatregelen en huisregels niet worden opgevolgd.
Inrichting evenementenlocatie (binnen en buiten)
U maakt gebruik van een evenementenlocatie:
- Maak een plattegrond van het terrein met inachtneming van de 1,5 meter afstand. Toon aan dat elke bezoeker/deelnemer/vrijwilliger/personeel afzonderlijk een 1,5 meter afstand tot een ander kan houden.
- Geef duidelijk de ingang/ uitgang aan.
- Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingsverkeer in (ook backstage). - Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar etc.) van het terrein.
- Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij. Aanvullend bij een binnen locatie - Beschrijf hoe de ruimte(n) wordt geventileerd.
Op- en afbouw
Afspraken rondom op- en afbouw:
- Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers zo beperkt mogelijk te houden. Beschrijf dit met een tijdslijn.
Entree
Hoe ziet de entree eruit?
- Welke voorzieningen zijn er voor de deelnemers/bezoekers/vrijwilligers/personeel (bijv. hand gel).
- Als triage (verificatie van de gezondheid) nodig is, beschrijf hoe u dit uitvoert. Onder verificatie van de gezondheid wordt verstaan het vragen naar ziekteverschijnselen van COVID-19. Dit zijn de bekende verschijnselen als koorts, neusverkoudheid, keelpijn, hoesten, niezen e.d. Als blijkt dat deze aanwezig zijn dan mag de persoon die deze klachten heeft niet worden toegelaten (bijlage).
- Beschrijf hoe goederen betaald worden.
Muziek
Heeft u muziek?
- Beschrijf welke maatregelen u neemt om zingen en/of schreeuwen tegen te gaan.
- Indien een evenement bij een horecagelegenheid plaatsvindt;
- Beschrijf welke maatregelen u neemt om dansen tegen te gaan.
Uitgifte horeca
Heeft u horeca?
- Beschrijf hoe het horecapersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil).
- Beschrijf hoe de hygiëne maatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes).
- Beschrijf hoe de betaling van consumpties is geregeld.
- Werk met disposables in plaats van herbruikbare glazen.
- Beschrijf hoe u voorkomt dat de huisregels minder strikt worden nageleefd door het nuttigen van alcoholische dranken.
Sanitaire voorzieningen
Heeft u sanitaie voorzieningen?
- Beschrijf de looproute naar de toiletten.
- Zorg voor voldoende afstand tussen de toiletten en de handwasgelegenheden.
- Beschrijf hoe en hoe vaak de toiletten worden gereinigd.
- Beschrijf hoe er wordt gezorgd voor voldoende ruimte voor de wachtenden.
Contactpersoon en toezicht
Heeft u een contactpersoon en toezicht?
- Beschrijf wie (naam en telefoonnummer) namens de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de coronamaatregelen. Dit is ook het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en toezichthouders.
- Zorg voor voldoende beveiligers en/of eigen toezichthouders.
- Evenementenzorg tijdens de COVID-19 pandemie
- Bespreek met uw zorgverleningsorganisatie hoe u invulling gaat geven aan de richtlijnen van het RIVM met betrekking tot ‘zorgmedewerkers buiten het ziekenhuis’ en indien van toepassing brancherichtlijnen van Ambulancezorg Nederland.
- U beschrijft in uw plan hoe uw zorgverleners voldoen aan de richtlijnen van het RIVM en eventuele aanvullende brancherichtlijnen.
- Zorgvragers worden vooraf door de zorgverlener gescreend op basis van de vragenlijst van het RIVM of zij klachten hebben die kunnen passen bij COVID-19.
- Zorgverleners die tot de risicogroepen van het RIVM behoren worden niet op evenementen ingezet.
- Op de website van VNEZ staat aanvullende informatie voor evenementenzorg verleners: https://www.evenementenz.org/wp/
Zorg dat iedereen op de hoogte is. Bespreek uw coronaplan met alle vrijwilligers, medewerkers van de catering, standhouders en andere personen die op het terrein aanwezig zijn. Alle aanwezigen op het evenement dienen zich te houden aan de coronamaatregelen. De organisatie blijft altijd verantwoordelijk voor het evenement.
Om een vergunning aan te vragen vult u het aanvraagformulier in en u voegt uw coronaplan toe (zie voorwaarden).
Op het aanvraagformulier wordt o.a. gevraagd:
- Waarom u het evenement organiseert
- Wanneer en hoe laat het moet plaatsvinden
- Hoeveel mensen u verwacht
Een evenementenvergunning kost € 45,20
Tarief 2023
De gemeente beslist binnen 12 weken na ontvangst op uw aanvraag. Deze termijn mag eenmaal verlengd worden.
U kunt bezwaar maken tegen de beslissing op uw aanvraag. Doe dit binnen 6 weken. Bent u het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.