Van de overheid. Voor ondernemers.

Identiteit personeel controleren

Deze informatie is geplaatst door: Antwoord voor bedrijven

Neemt u personeel in dienst? Huurt u personeel in via een intermediair? Of laat u personeel via aan- of onderaanneming voor u werken? Dan moet u hun identiteit controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Dit geldt ook voor buitenlandse arbeidskrachten en stagiairs. U kunt eenvoudig aan uw verplichting voldoen met het stappenplan Verificatieplicht (pdf) van Inspectie SZW.

Geldig identiteitsbewijs

Uw werknemers moeten altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen als zij aan het werk zijn. Vraagt Inspectie SZW u om de identiteit van een medewerker vast te stellen? Dan moet u binnen 48 uur een kopie van het identiteitsbewijs verstrekken. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument om bij het begin van de arbeidsrelatie de identiteit vast te stellen. Op het rijbewijs staat namelijk niets over de nationaliteit en verblijfsstatus.

Wat neemt u op in uw administratie?

U moet een kopie van het identiteitsbewijs van uw medewerker in uw administratie opnemen. U moet deze kopie 5 kalenderjaren na het einde van de arbeidsrelatie, dienstbetrekking of werkzaamheden bewaren. Is de geldigheidsduur van het identiteitsbewijs verlopen? Dan hoeft u geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs in uw administratie op te nemen.

Wat neemt u op in uw administratie als aannemer of inlener?

Met een aantal gegevens in uw administratie kunt u de identiteit van uw ingeleende werknemer aantonen. Komt de ingeleende werknemer uit de EER, Zwitserland of Kroatië? Dan hoeft u geen kopie van zijn identiteitsbewijs op te nemen in uw administratie. In alle andere gevallen moet u wel een kopie van het identiteitsbewijs opnemen in uw administratie.

Aansprakelijkheid loonheffingen bij inhuur

Zijn de loonheffingen vastgesteld met het anoniementarief? De Belastingdienst matigt uw aansprakelijkheid als uit uw administratie de identiteit en het individuele loon van de ingeleende werknemer blijkt. U moet kunnen aantonen dat de werknemer beschikt over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning.

Deze informatie is geplaatst door:

Antwoord voor bedrijven