Van de overheid. Voor ondernemers.

Tips voor uw debiteurenbeheer

Deze informatie is geplaatst door: Kamer van Koophandel

Het kan ook u overkomen: sommige klanten betalen niet op tijd. U wilt het liefst zo min mogelijk wanbetalers in uw klantenkring. Dit heeft namelijk financiële gevolgen voor uw bedrijf, bijvoorbeeld omdat u zelf krap bij kas raakt. Deze tips helpen om uw facturen op tijd betaald te krijgen.

Tip 1: houd uw administratie bij

Zorg dat u weet welke klanten wel en welke nog niet betaald hebben. Houd dit bij in uw administratie.

Tip 2: check uw klanten vooraf

Weet met wie u zakendoet. Check vooraf in het Handelsregister of een nieuwe klant bijvoorbeeld wel tekenbevoegd is of dat het bedrijf misschien failliet is.

Tip 3: maak vooraf afspraken over de betalingstermijn

Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. Bijvoorbeeld in een offerte, opdracht- of orderbevestiging of in uw algemene voorwaarden. Volgens de wet moet uw klant direct betalen bij levering. In de praktijk spreekt u vaak een betalingstermijn af. Hanteer een termijn van maximaal 30 dagen en houd uw klant hieraan.

Tip 4: factureer snel

Stuur de factuur meteen nadat u de opdracht afgerond heeft. Hoe langer u dit uitstelt, des te langer u op uw geld moet wachten. Benoem in de factuur de oorspronkelijk gemaakte afspraken en zaken die tussentijds zijn gewijzigd.

Tip 5: bel uw klant op en stuur daarna een aanmaning als uw klant niet betaalt

Bel als de betalingstermijn is verstreken. Aan de telefoon krijgt u vaak meer voor elkaar dan met een brief. Blijft de betaling uit? Stuur dan een aanmaning: een sommatiebrief, waarin u een datum aangeeft wanneer het geld overgemaakt moet zijn. Bijvoorbeeld 2 weken na dagtekening van de brief. Verstuur deze zowel aangetekend met ontvangstbevestiging als per gewone post. Zo bent u juridisch gedekt mocht uw klant ontkennen de brief gekregen te hebben. Als dit niet helpt, kunt u een deurwaarder of incassobureau inschakelen. Let wel op de regels die gelden bij het in rekening brengen van incassokosten aan consumenten. Lees meer over deze regels (ConsuWijzer).

Tip 6: gebruik andere juridische middelen

Naast nabellen en een aanmaning sturen kunt u op verschillende manieren achter uw geld aangaan.

  • eigendomsvoorbehoud: een gebruikelijk beding in algemene voorwaarden, waardoor u de eigenaar van een geleverd product blijft totdat de klant heeft betaald.
  • recht van reclame: een wettelijke bepaling waarmee u geleverde goederen kunt terugvorderen als uw klant niet betaalt. Dit kan ook bij surseance of faillissement. Zorg er wel voor dat u uw goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betaaltermijn terugvordert.
  • betalingsregeling: spreek een betalingsregeling af als uw klant tijdelijk krap bij kas zit. Zet deze regeling op papier en spreek af dat de regeling vervalt als uw klant niet betaalt op de afgesproken momenten.

Tip 7: bekijk of factoring iets voor u is

Een andere manier om van uw incassozorgen af te zijn, is factoring. Hierbij draagt u uw debiteurenbestand over aan een bank of factormaatschappij (de ‘factor’) . Bespreek met uw account of factoring voor u een goede keuze is. In de praktijk is factoring pas interessant bij bedragen vanaf € 250.000 inclusief btw.

Tip 8: vraag om teruggave btw

Als u over het afgelopen jaar klanten heeft gehad waarvan u weet dat zij niet meer gaan betalen, kunt u de btw terugvragen die u vanwege deze klanten heeft betaald. Bij de Belastingdienst kunt u lezen hoe u dit doet.

Tip 9: uw klant is failliet

U heeft een vordering bij een klant die failliet is. Wat kunt u nog proberen om uw geld terug te krijgen?

Deze informatie is geplaatst door:

Kamer van Koophandel

Heeft u nog vragen?

KvK-Financieringsdesk

Bel: 0800-1014