Van de overheid. Voor ondernemers.

De administratie opzetten voor uw bedrijf

Een administratie opzetten en bijhouden. Er zijn vast leukere dingen te bedenken. Maar helaas, als ondernemer moet u wel, u bent het wettelijk verplicht. Op zich is het opzetten van een administratie niet ingewikkeld. Als u zich houdt aan wat basisregels, kan er niet veel mis gaan. Hier vindt u een overzicht van die regels, plus tips om het u makkelijker te maken.

Uw administratie moet duidelijk laten zien hoeveel btw u moet betalen of hoeveel btw u terugkrijgt. De Belastingdienst controleert hierop.

Ook moet u alle belangrijke documenten 7 jaar bewaren. Het liefst digitaal. Denk aan uw bankgegevens en alle bonnetjes, maar ook aantekeningen en uw zakelijke agenda zijn van belang. Verder verschillen de eisen per beroep, branche en soort bedrijf. Ook maakt het uit of u personeel heeft.

Een urenregistratie is niet verplicht. Tenzij u gebruik wilt maken van de speciale aftrekmogelijkheden voor ondernemers. Ook is een urenregistratie handig voor de facturen die u stuurt naar uw opdrachtgevers.

Voor grotere bedrijven is een accountant verplicht. Maar als kleine ondernemer kunt u het helemaal zelf bepalen. . U kunt alles aan een accountant of boekhouder overlaten. U kunt ook alles zelf doen. Of u kiest een middenweg. Bijvoorbeeld zelf uw administratie doen en de aangifte aan de accountant overlaten. U kunt een accountant ook alleen inschakelen voor advies. Bijvoorbeeld over aftrekposten of het verrekenen van de btw. De kosten voor een accountant of boekhouder zijn aftrekbaar
Een zakelijke bankrekening is niet verplicht. Maar u kunt uw zakelijke inkomsten en uitgaven dan wel makkelijker scheiden van uw persoonlijke. Dat is ook een eis van de Belastingdienst. Heeft u geen zakelijke bankrekening, zorg dan dat bij betalingen altijd uw bedrijfsnaam staat. In de meeste boekhoudprogramma’s kunt u de zakelijke gegevens apart uploaden en koppelen aan facturen.

Voor offertes zijn er geen officiële eisen, behalve dat offertenummer en factuurnummer bij elkaar moeten passen. Maar een offerte is wel een kans om een opdracht binnen te slepen. Besteed dus veel aandacht aan het format van uw offertes. Zorg ervoor dat u in uw offerte alle mogelijke vragen van uw klant beantwoordt. En bel of mail uw klant altijd voor een reactie. U weet dan tenminste wat u de volgende keer anders kunt doen.

Facturen moeten wel aan eisen voldoen. De meeste boekhoudprogramma’s houden standaard rekening met die eisen. Heeft u geen boekhoudprogramma, kijk dan op de site van de Belastingdienst voor de precieze eisen.

Natuurlijk wilt u betaald worden voor uw product of dienst. Levert u aan particulieren? In de Wet Incassokosten staan regels voor uw betaaltermijn en wat u kunt doen als iemand niet betaalt. Voor ondernemers onderling is dat nog niet geregeld. Leg daarom uw betaaltermijn vast in algemene voorwaarden.
  1. Begin op tijd, nog voor u uw bedrijf inschrijft bij de Kamer van Koophandel
  2. Bewaar alle documenten die te maken hebben met uw bedrijf en uw werkzaamheden. Digitaal of op papier.
  3. Gebruik een boekhoudprogramma. Ook als u een accountant heeft. De kosten ervoor zijn aftrekbaar.
  4. Schakel een accountant of boekhouder in. Ook als u uw administratie helemaal zelf doet. Een accountant kan u namelijk precies vertellen aan welke regels u moet voldoen. De kosten voor een accountant zijn aftrekbaar.
  5. Vraag de Belastingdienst om een vrijblijvende controle. U weet dan zeker of uw administratie aan de eisen voldoet.
  6. Zorg voor een goede urenregistratie, zeker als u denkt dat u meer dan 1.225 uren per jaar werkt voor uw bedrijf.
  7. Let op dat uw klanten binnen uw betaaltermijn betalen. Doen ze dat niet, onderneem dan direct actie.
  8. Veel bedrijfskosten zijn aftrekbaar. Maar let goed op, want per jaar kan dit verschillen.
  9. Agendeer het einde van abonnementen of tijdelijke contracten. U kunt veel geld besparen als u op tijd opzegt of overstapt.
  10. Zorg dat offertenummers en factuurnummers op elkaar aansluiten. Heeft u een papieren administratie, leg ze dan op volgorde.

Deze informatie is geplaatst door:

Ondernemersplein