Uw administratie bij internationale handel

Deze informatie is geplaatst door: Belastingdienst

Soms zijn er aanvullende eisen waar uw administratie aan moet voldoen als u zakendoet in het buitenland. Vaak ziet ook uw factuur er anders uit.

Zakendoen met andere EU-landen

Als u goederen of diensten levert naar een ander EU-land moet u in ieder geval dezelfde gegevens bijhouden als bij uw binnenlandse verkopen. Maar soms zijn er andere eisen waar uw administratie aan moet voldoen.

U moet in ieder geval:

  • het btw-identificatienummer van uw klant in uw administratie bewaren.
  • het btw-identificatienummer van uw klant controleren.

Houd er rekening mee dat er voor specifieke goederen en in bijzondere situaties andere regels gelden.

Bewaar bewijzen

U moet steeds kunnen aantonen dat uw klanten ondernemer zijn in een ander EU-land. Bewaar daarom altijd:

  • betaalbewijzen.
  • transportdocumenten.
  • correspondentie.

Statistiekopgaaf aan CBS

Levert u per jaar voor meer dan 1.500.000 euro aan goederen naar andere EU-landen? Dan bent u verplicht om hierover gegevens op te geven aan het CBS (Centraal Bureau voor de Statistiek).

Houd EU en niet-EU gescheiden

Doet u zaken binnen en buiten de EU? Maak dan in uw administratie onderscheid hierin.

Factureren als u zakendoet met andere EU-landen

Uw facturen moeten voldoen aan verschillende regels. Dat betekent onder andere dat u naast de wettelijk verplichte gegevens ook de bewaartermijn van facturen moet aanhouden.

Houdt u naast de normale eisen waar uw factuur aan moet voldoen, rekening met het volgende:

  • Op uw facturen aan klanten die btw-aangifte doen in andere EU-landen moeten de btw-nummers van u en uw klant staan. Vraag het btw-identificatienummer aan uw klant en controleer het btw-nummer altijd.
  • U factureert meestal met 0% btw. Daarom moet op uw factuur een aanduiding staan waaruit blijkt dat u terecht het 0%-tarief toepast. Vermeld op de factuur (in elke gewenste taal): 'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'.
  • Er gelden extra factuureisen voor de levering van goederen.
  • Er gelden extra factuureisen voor de levering van diensten.

Administratie bijhouden als u zakendoet buiten de EU

Bij import uit en export naar niet-EU-landen moet uw administratie voldoen aan de algemene administratieve verplichtingen en aan extra verplichtingen.

Extra administratieve verplichtingen bij import uit niet-EU-landen

Naast de algemene administratieve verplichtingen moet u andere bewijsstukken in uw administratie bewaren, zoals:

  • transportdocumenten.
  • betalingsbewijzen.
  • correspondentie.
  • douanedocumenten (zoals de aangifte en eventuele vergunningen).
  • (eventueel) de factuur van de douane-expediteur.
  • een importeursoverzicht(dit is een overzicht van de douane waarin al uw invoer staat).

Extra administratieve verplichtingen bij export naar niet-EU-landen

Bij export naar niet-EU-landen moet u kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Bewaar daarom ook de volgende documenten:

  • alle douanedocumenten die u van de douane ontvangt op de plaats waar de goederen de EU verlaten.
  • een kopie van de vrachtbrief.
  • factuur van de vervoerder.
  • invoerbewijs van het land van bestemming.
  • correspondentie met uw buitenlandse klant.
  • bewijs van de transportverzekering.
  • eventueel een kopiefactuur die voor export is getekend door de Douane.
  • eventueel andere documenten die op de uitvoer betrekking hebben.

Export van een boot of motorrijtuig

Bij de export van een boot heeft u een extra verklaring nodig. Bij export van een motorrijtuig ontvangt u een uitvoerverklaring.

Elektronische facturen

EU-landen stellen verschillende eisen aan elektronische facturen. Bent u op zoek naar de nationale regels van een ander EU-land? Een goed startpunt hiervoor is www.e-factureren.info.

Doet u zaken met klanten in niet-EU-landen, vraag dan aan uw zakenpartner of u elektronische facturen mag versturen.

Meestal moet u dezelfde gegevens bijhouden als bij binnenlandse verkopen. Als u het 0%-tarief voor de btw toepast, moet u kunnen aantonen dat uw klant ondernemer is in het EU-land waar hij gevestigd is. Dat doet u bijvoorbeeld door het btw-identificatienummer van uw klant te controleren op de website vande Europese Commissie. Die gegevens moet u bewaren in uw administratie.

Als u zakendoet binnen en buiten de EU, moet u ervoor zorgen dat dit onderscheid duidelijk is in uw administratie.

Deze informatie is geplaatst door:

Belastingdienst

Heeft u nog vragen?

BelastingTelefoon

Bel: 0800-0543

0017-bespreking 0024-vind-je-collega 0027-reserveren-ruimte 1008-oog 1012-rijkspas 2001-kalender 2008-computer 2054-smartphone 4070-beschermen 4094-werkgelegenheid 5000-grootstedelijk 5066-milieu 6005-starters 6019-innovatie 6023-ondernemen 6024-ondernemingen 6028-producten 6033-zzp 6034-handel 9001-rekening 9004-belastingen 9012-koopwoning Facebook GooglePlus 10 likes LinkedIn Twitter YouTube budget-9000 check_dik check_dun chevron-down chevron-right-bold chevron-right chevron-up circle-minus circle-plus communicatie-2022 consument-6003 contact-2005 delenCreated with Sketch. discussies download ear-4001 email-2012 enquete worldCreated with Sketch Beta. externe-link-2013 facts-and-figures-1013 filter gemeente-5001 groep-mensen-0015 Artboard 1Created with Sketch. help home-2004 home info inhoud kalender-dun landbouw-6020 link-external link mening menu-3903 minus-circle-filled minus minus_thin overzicht pijl-beneden-1002 pijl-boven-1004 pijl-links-1001 pijl-met-hoek pijl-rechts-1003 pijl play-button plus-circle-filled plus plus_thin search sluiten-circle sluiten squircle telefoon-0022 top user-3905 video-2017 wet-7003 world zoek-3907