Bewaar deze pagina als favoriet
Verwijder deze pagina als favoriet

Werkkostenregeling (WKR): vergoedingen voor uw personeel

Deze informatie is geplaatst door:

U betaalt uw werknemer loon. Loon is alles wat uw werknemer krijgt omdat hij bij u in dienst is. Dat kan loon in geld zijn, maar ook loon in natura zoals maaltijden in een bedrijfskantine, een telefoon of een reiskostenvergoeding. Onder bepaalde voorwaarden zijn uw kosten onbelast. In het stappenplan invoering werkkostenregeling leest u hoe u de WKR binnen uw onderneming invoert.

Gerichte vrijstelling

Eerst kijkt u of uw kosten vallen onder een gerichte vrijstelling. Deze zijn onbelast voor de loonbelasting als u aan 2 voorwaarden voldoet:

  • U moet de vergoeding of verstrekking aanwijzen als eindheffingsloon.
  • Geldt een normbedrag, dan mag de vergoeding die u uw werknemer betaalt niet boven die norm uitkomen. Normbedragen zijn er bijvoorbeeld voor maaltijden in de bedrijfskantine en kinderopvang.

Gerichte vrijstellingen gelden bijvoorbeeld voor kortingen op producten uit uw eigen bedrijf, reiskosten, maaltijden, congressen, bepaalde studiekosten, ict-middelen (laptop, tablet of mobiele telefoon) en gereedschap.

Noodzakelijkheidscriterium

Voor de vrijstelling van gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen (mobiele telefoons, laptops en dergelijke) geldt het noodzakelijkheidscriterium. U voldoet aan dat criterium als:

  • uw werknemer het apparaat nodig heeft om zijn werk goed te doen;
  • u de kosten betaalt;
  • uw werknemer geen eigen bijdrage betaalt;
  • uw werknemer het apparaat teruggeeft, of u (als hij het apparaat houdt) de restwaarde betaalt als hij het niet meer nodig heeft voor zijn werk.

Uw werknemer moet het apparaat voor zijn werk gebruiken. Het maakt niet uit of hij er privé ook voordeel van heeft. Laat u hem kiezen voor een duurdere uitvoering van een apparaat? Dan mag u een eigen bijdrage vragen. Deze trekt u dan van het nettoloon af.

U mag voor gerichte vrijstellingen ook een vaste vergoeding geven aan uw werknemer. Maar dan moet u wel altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Dat kunt u doen door 1 of meer werknemers bonnen te laten bewaren. Hiermee kunt u zien of de vergoeding in verhouding is met de werkelijke kosten. Deze voorwaarde geldt alleen bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen van voor de werkkostenregeling hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen.

Reiskosten

Vergoedingen voor reiskosten (ook woon-werkverkeer) vallen onder de gerichte vrijstellingen. U kunt uw werknemer een abonnement of losse kaartjes voor het openbaar vervoer geven. Reist uw werknemer met een eigen vervoermiddel? Dan mag u ook maximaal 19 cent per kilometer onbelast vergoeden. In het Handboek Loonheffingen vindt u alle regels voor vervoer en reiskosten.

Let op: De auto van de zaak valt niet onder deze regeling. De kosten daarvoor zijn loon voor de loonbelasting, en dus belast.

Nihilwaardering

Is er geen sprake van een gerichte vrijstelling? Dan kijkt u of uw kosten vallen onder de nihilwaarderingen. Hieronder vallen alleen voorzieningen op de werkplek van uw werknemer. Zoals een vaste computer, een vaste telefoon, een kopieerapparaat, gereedschap en bedrijfsfitness op de zaak. Deze voorzieningen zijn onbelast voor de loonbelasting. De nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, nooit voor een bedrag in geld.

Vrije ruimte

Vallen uw kosten niet onder de nihilwaardering of een gerichte vrijstelling? Of vergoedt u bijvoorbeeld meer dan 19 cent per kilometer aan reiskosten? Dan kunt u nog gebruik maken van de werkkostenregeling. Met de werkkostenregeling kunt u voor uw personeel tot een bepaald bedrag, de vrije ruimte, nog onbelaste kosten maken. De vrije ruimte is 1,2% van het fiscale loon van alle werknemers die bij u in dienst zijn. Het fiscale loon vindt u in kolom 14 van de loonstaat.

U betaalt geen loonbelasting over de kosten die binnen de vrije ruimte vallen. U moet die kosten wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Over het bedrag dat boven de vrije ruimte uit komt, betaalt u een eindheffing van 80%. U toetst 1 keer per jaar of u boven de vrije ruimte uitkomt. Aan het einde van het kalenderjaar berekent u het totale fiscale loon van uw werknemers over het lopende jaar. Hiermee berekent u of de kosten hoger zijn dan de vrije ruimte. Als dat zo is, moet u eindheffing betalen. Dat doet u 1 keer per jaar, uiterlijk in uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar.

Externe links

Wetswijzigingen

Deze informatie is geplaatst door

Antwoord voor bedrijven en de Belastingdienst